Pengelolaan Arsip Digital Universitas Negeri Yogyakarta


Jihan :




Cara Menggunakan Aplikasi

APLIKASI PENGELOLAAN PRODUK HUKUM DAN ARSIP

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

 

I. Cakupan Sistem

  1. Aplikasi proses pengelolaan produk hukum
    • Track Produk Hukum
      • Proses pembuatan produk hukum :
        • dimulai setelah surat asli (disposisi) turun di Kumtala
        • dikirim ke Bag. Keuangan untuk diperiksa
        • setelah acc (tidak ada koreksi) dikirim ke UHTP untuk diperiksa
        • setelah acc (tidak ada koreksi) dikirim ke BUPK untuk diperiksa
        • setelah acc (tidak ada koreksi) dikirim ke Wakil Rektor II untuk diperiksa
        • setelah acc (tidak ada koreksi) dikirim ke Rektor 
    • Lap. Produk Hukum per periode dan lama proses
    • Lap. Produk Hukum per unit per periode dan lama proses
    • Statistik Jumlah Produk Hukum per bulan dan rerata lama proses
    • Statistik Produk Hukum Per Unit
    • Pengisian angket kepuasan antar unit kerja (rahasia pengirim dijamin, dan setiap unit kerja hanya bisa mengirim satu kali ke unit kerja yang sama dalam satu periode tertentu)
    • dll. sesuai kebutuhan
  2. Aplikasi pengelolaan arsip
    • Input dokumen lain/Arsip
    • Statistik per Jenis/Kategori Dokumen/Arsip/Produk Hukum
    • Statistik per Jenis/Kategori Dokumen/Arsip per Unit Kerja
    • Statistik Upload dan Download
  3. Aplikasi penilaian kinerja unit kerja oleh unit kerja lainnya
    • Setiap unit kerja bisa mengatur sendiri apa-apa yang bisa dinilai oleh unit kerja lainnya (kategori dan kriteria penilaian)
    • satu unit kerja hanya bisa mengisi satu kali tiap unit kerja dalam satu bulan
    • Unit kerja tidak bisa menilai dirinya sendiri
    • data unit kerja yang akan dinilai yang muncul hanya yang unit kerja yang sudah mengisi kriteria penilaian
    • Laporan dalam bentuk rerata nilai dan daftar saran dan kritik
    • dll.
  4. Pengembangan sesuai kebutuhan

II. Level  User/Unit Kerja

  1. Publik/Umum
    • Melihat Statistik Seluruh Dokumen,baik dokumen dengan hak akses umum, terbatas dan privat
    • Bantuan penggunaan aplikasi kumtala
    • Pencarian dan download dokumen/arsip dengan hak akses umum
  2. Unit Kerja
    • Mengirim lampiran surat tembusan dan lampirannya ke Sub Bag. Kumtala
    • Upload arsip/dokumen unit kerja dan mengatur hak akses,
    • Tracking proses pembuatan produk hukum yang diajukannya
    • Pengisian angket kepuasan antar unit kerja (rahasia pengirim dijamin, dan setiap unit kerja hanya bisa mengirim satu kali ke unit kerja yang sama dalam satu periode tertentu)
      • Format angket/kuisioner pilihan dan kritik saran
      • Materi angket/kuisioner diisi sendiri oleh unit kerja yang bersangkutan
      • Apabila Unit Kerja tidak ingin dinilai oleh unit kerja lainnya, cukup tidak mengisi materi angket/kuisioner
      • Hasil/Laporan berupa :
        • rata-rata penilaian perbulan (akan terlihat perkembangan pelayanan tiap bulannya)
        • daftar komentar
        • Perangkingan tingkat biro/universitas (apabila diperkenankan).
    • Pencarian dan download dokumen/arsip
  3. Admin Super/Pengelola Aplikasi oleh Subag Kumtala

 III. Cara Daftar Akun Unit Kerja

  1. Pengajuan dari unit kerja